Keberlangsungan hidup arsip bukan hanya tanggung jawab para arsiparis atau document controller akan tetapi tanggung jawab seluruh masyarakat karena pada kenyataannya setiap hari kita sudah menciptakan arsip dalam kegiatan sehari-hari, terutama arsip aktif sebagai arsip yang digunakan tiap individu seperti Surat Izin Mengemudi (SIM), Kartu Tanda Penduduk (KTP), akta dan lainya.

Untuk meminimalisir kerusakan manual arsip aktif yang kita miliki terdapat beberapa hal yang harus kita perhatikan antara lain:

Menyimpan arsip dalam almari untuk menghindari kerusakan akibat terjadinya bencana seperti banjir.

Memberikan kapur barus di almari tempat menyimpan arsip sebagai pengharum, menjaga kelembapan, dan mencegah jamur.

Tidak melaminasi karena akan merusak fisik arsip. Lebih baik arsip ditempatkan pada map yang disimpan dalam almari.

Memasuki era yang serba digital, teknologi kini semakin merasuk di berbagai aspek kehidupan dan dimanfaatkan untuk menunjang kemajuan, salah satunya kearsipan dengan nama lain sistem otomasi kearsipan. Mulyadi (2016: 3) menjelaskan bahwa pengelolaan arsip dengan penggunaan sistem otomasi merupakan sistem pencatatan yang menggunakan fasilitas pengolahan data elektronik dengan menggunakan teknologi. Beberapa pekerjaan kearsipan yang sudah bertransformasi karena adanya kemajuan era digital antara lain: